用較多的時間為一次工作事前計劃,做這項工作所用的總時間就會減少。
提出者:
美國的幾個心理學家曾做過這樣一個實驗:把學生分成三組進行不同方式的投籃技巧訓練。第一組學生在20天內(nèi)每天練習實際投籃,把第一天和最后一天的成績記錄下來。第二組學生也記錄下第一天和最后一天的成績,但在此期間不做任何練習。第三組學生記錄下第一天的成績,然后每天花20分鐘做想象中的投籃;如果投籃不中時,他們便在想象中做出相應的糾正。實驗結(jié)果表明:第二組沒有絲毫長進;第一組進球增加了24%;第三組進球增加了26%。由此,他們得出結(jié)論:行動前進行頭腦熱身,構(gòu)想要做之事的每個細節(jié),梳理心路,然后把它深深銘刻在腦海中,當你行動的時候,你就會得心應手。
這個實驗告訴我們的,就是計劃的重要性。做事沒有計劃,行動起來就必然會是一盤散沙。只有事前擬定好了行動的計劃,梳理通暢了做事的步驟,做起事來才會應付自如。好的規(guī)劃是成功的開始。
苛羅尼雅公司是澳洲一家頗具規(guī)模的制造公司。它設有3個事業(yè)部:蔗糖部、建筑與建筑材料部和礦業(yè)與化學品部。每個事業(yè)部下面又分若干分公司。近年來,這個公司在經(jīng)營管理方面為符合公司總目標的戰(zhàn)略計劃,經(jīng)常召開各種會議,通過這些會議使各級管理人員了解整個公司的業(yè)務情況和各種目標。在每個月的董事會會議之后,公司總經(jīng)理要會晤各部門的50名高級主管人員,同他們商討公司的業(yè)務情況。另外,公司每年還召開2次中級經(jīng)理人員會議,使他們了解外界環(huán)境的各種變化及其對公司業(yè)務的影響,并制定出詳細的應對計劃。
在公司的3個事業(yè)部中,以赫伯特領導的礦業(yè)與化學品部的計劃工作最為成功。計劃工作的程序是自下而上。參與制定計劃的人員包括該部所屬的10家公司的經(jīng)理,某些情況下這些分公司的廠長和業(yè)務經(jīng)理也會參加。
為了使各個分公司的步調(diào)能夠一致起來,赫伯特總是把總公司對通貨膨脹及其他各種經(jīng)濟因素的看法,及時告訴各分公司的經(jīng)理,讓他們把這些因素作為制定計劃時的參考資料。各個分公司從每年的4月份(該公司會計年度開始的月份)開始制定自己的戰(zhàn)略計劃,在8月份之前制定完畢,并交給大部的經(jīng)理。按公司規(guī)定,戰(zhàn)略計劃所包括的時間為5年,其內(nèi)容包括生產(chǎn)目標、投資計劃等。部經(jīng)理在收到這些計劃之后,先進行挑選,再安排先后次序,最后是在這些計劃的基礎上制定出部一級的戰(zhàn)略計劃。部級的計劃包括對各分公司未來5年的展望,主要的問題,所采用的戰(zhàn)略,以及各種投資計劃等內(nèi)容。該計劃還對投資報酬率和現(xiàn)值報酬率進行調(diào)整和修正。計劃的說明書簡明扼要,第1頁僅包括一些重要的數(shù)據(jù),如:納稅前和納稅后的利潤目標、投資報酬率和整個計劃的總投資數(shù)額。第2頁才包括一些比較詳細的統(tǒng)計資料,包括各分公司的財務計劃和大部的總財務計劃。
接著,各事業(yè)部要把自己的計劃送到總公司的財務部,財務部于9月份將部級的計劃送往公司總經(jīng)理辦公室。在此后的1個月中,總管理處與各部的經(jīng)理會仔細研究和討論他們的計劃。對有些單位的擴建計劃,總公司可能予以批準,對另一些單位的擴建計劃,總公司可能不予以批準,而是讓他們先集中力量去降低產(chǎn)品的成本。總公司也可能讓某個分公司推行增產(chǎn)某種產(chǎn)品的計劃。
在每年的11月份之前,總公司會把各種指導性文件發(fā)到各大部,該文件詳細地說明了哪些計劃已被批準,以及總公司對各部有什么希望。在這個會計年度的最后幾個月里,各部根據(jù)總公司發(fā)給的指導性文件,重新制定自己的戰(zhàn)略計劃并編制預算。隨后,總公司再根據(jù)這些計劃制定出整個公司的總計劃??傆媱潙獙φ麄€公司的目標和戰(zhàn)略做出詳細的說明,并附有必要的統(tǒng)計資料。
通過這一道道繁復的程序,最后制定出來的計劃就是確實可行的。為進一步確保戰(zhàn)略計劃的順利完成,該公司還建立了一套“追蹤審核”制度。該制度規(guī)定,在每一個會計年度結(jié)束之前,各分公司都應指派專門的稽核人員,對計劃執(zhí)行的情況進行檢查,并寫出“追蹤審核”報告,從而做到能使一年的預測更為準確。正是這樣一個嚴密的計劃制定過程和監(jiān)督執(zhí)行過程,保證了苛羅尼雅公司在經(jīng)營中很少發(fā)生失誤,從而保持了公司蒸蒸日上的發(fā)展勢頭。
“凡事預則立,不預則廢”。做一件事,只有美好的設想是遠遠不夠的。計劃可以對你的設想進行科學的分析,讓你知道你的設想是否可以實現(xiàn)。計劃可以作為你實現(xiàn)設想過程的指導,大大節(jié)省你的時間,減輕壓力。有了好的計劃,你就有了好的開始。
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