會務(wù)專員/經(jīng)理是指策劃、組織、實施、監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部會議、商業(yè)會議、企業(yè)市場公關(guān)等各類活動的專職人員。
一、職業(yè)描述
會務(wù)專員/經(jīng)理(以下簡稱會務(wù)專員)是指策劃、組織、實施、監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部會議、商業(yè)會議、企業(yè)市場公關(guān)等各類活動的專職人員。他們負(fù)責(zé)從會議的前期準(zhǔn)備到會議舉行過程中的嘉賓簽到、住宿、交通以及會議結(jié)束后的總結(jié)與反饋等各項工作,可謂事無巨細(xì),是一項工作壓力很大膽前景十分廣闊的職業(yè)。
二、工作內(nèi)容
會務(wù)專員的工作內(nèi)容依據(jù)會議籌辦的不同階段可以劃分為兩個部分:
(一)會前準(zhǔn)備:會前準(zhǔn)備工作的主要目的是確定會議的籌備和實行方案,簡單說就是為會議選擇恰當(dāng)?shù)臅r間、地點和參會人。這部分工作十分重要和緊迫,需要會務(wù)專員高效率完成。
1、選擇與會者并確定會議時間:
會務(wù)專員首先要確定與會者人選范圍,再根據(jù)與會者對會議的貢獻(xiàn)程度對每個候選人進(jìn)行評估,評估原則是:與會者是否有可供分享的信息;是否能提供特殊的意見或信息;是否具備專業(yè)身份;是否能實施在會議上獲得通過的結(jié)果等。
確定與會者人選后,最重要也困難的工作開始了——通知與會者并確定會議時間。會務(wù)專員在確定會議時間時一般遵循“把會議安排在由同一批與會者菜價的另個會議之后”,這個原則可以避免反反復(fù)復(fù)與每個與會者聯(lián)系直至確定最終日期。
通知與會者的工作要點主要有:明確通知與會者會議的日期、時間、地點和會議目的;使與會者明白他們在此次回憶中應(yīng)做的貢獻(xiàn);會前向全體與會者提供背景資料。
2、準(zhǔn)備會議流程
會務(wù)專員需預(yù)先準(zhǔn)備一份詳盡的會議流程說明,并提供給會議組織的相關(guān)人員和與會者,這樣可以保證所有相關(guān)人明確會議的目標(biāo)和進(jìn)展過程。這部分工作主要包括:
編寫會議議程:議程需包括會議日期、時間、地點等細(xì)節(jié);要對會議的主要目的有詳盡的說明;明確會議對所有與會者的要求;分配給每一項的時間要體現(xiàn)出優(yōu)先次序;盡可能準(zhǔn)確預(yù)估會議時長。
分發(fā)會議議程:會務(wù)專員需將議程發(fā)給所有與會者和相關(guān)人員,并收集意見,補(bǔ)充修訂。
3、確定會議場地
為會議選擇一個適合的場地也是會務(wù)專員的一項重要工作。選擇會異常蘇要首先注意場所要符合會議的整體要求,如一定的容納量,必須設(shè)備等;其次要考慮會議成本,場地費用應(yīng)適合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn);最后還要考慮與會人和其他相關(guān)人員的參會成本,如交通、便利情況等。
選定會議場地是,會議專員一般會做一下幾項工作:會前訪問場地至少一次;確認(rèn)場地內(nèi)的設(shè)施和設(shè)備完好可以使用;熟悉場地設(shè)施設(shè)備的方位和使用方法;確認(rèn)場地內(nèi)的容納量,確認(rèn)與會人座位等。
(二)會議進(jìn)行中:會議進(jìn)行過程中,會務(wù)專員需負(fù)責(zé)與會人接待、會場人員和設(shè)備協(xié)調(diào)以及各種突發(fā)事件的應(yīng)對處理等工作。具體工作內(nèi)容如下:
■安排嘉賓簽到、住宿和餐飲;
■保障會議安全及參觀、考察途經(jīng)地的交通安全;
■分發(fā)會議證件、會議用品、;禮品等;
■安排和檢查會場及其音響設(shè)備、燈光系統(tǒng)、多媒體等項目,保障設(shè)備正常運行;
■協(xié)調(diào)解決嘉賓和與會人員在會議期間提出的各種要求和問題;
■有些專員還要承擔(dān)會議的主持工作。
(三)結(jié)束會議:當(dāng)議程上的全部事項均已討論,并一致同意采取必要的行動時,會務(wù)專員就要開始旅行結(jié)束會議的職責(zé)了,這時要確保全部決定均已正確記錄,且所有后續(xù)程序均在會議中立項。這一部分的具體工作包括:
■總結(jié)重述會議中的重要結(jié)論;
■審核、確認(rèn)會議記錄,保證重要內(nèi)容均被記錄;
■向與會者征求下次會議的建議和希望;
■決定下次會議的大概議程,如此次未討論的問題和與會者希望下次討論的問題。
三、會務(wù)專員如何應(yīng)對“危機(jī)”
會務(wù)專員要做好會務(wù)資源安排、物資采購等工作,協(xié)調(diào)各部門之間的事務(wù),完成物資保管、會議接待、后勤保障等工作,以及其它臨時性事務(wù)工作等,其工作往往比較細(xì)碎。所以要求從業(yè)者有較高的事件處理能力、危機(jī)應(yīng)對、溝通與表達(dá)能力。下面我們從會務(wù)專員處理危機(jī)事件的方式方法上為大家細(xì)致解讀會務(wù)專員需要具備哪些職業(yè)素質(zhì)。
下面的表格列出了會務(wù)專員在會議進(jìn)程中可能遇到的突發(fā)事件及常規(guī)處理方法,希望可以對大家理解會務(wù)專員職業(yè)素質(zhì)與能力有所幫助。
四、薪資水平
會務(wù)專員的薪資一般由底薪+提成+市場分紅+獎金構(gòu)成。一般月薪范圍在2000-6000元左右,薪資差別主要與所處地域的不同有關(guān)。在北京,新人的月薪大約是2000—4000元,具有一定工作經(jīng)驗的會務(wù)專員的月薪可達(dá)8000元;上海地區(qū)根據(jù)能力,基本工資2000-7000元,年底還有一定的分紅;廣州的會務(wù)專員的月薪較低,新入職的員工月薪可能只有1500元,業(yè)務(wù)熟悉并具有一定經(jīng)驗之后可以上升至3000元以上,成都、西安等西部城市的月薪也在1500—3000元之間,根據(jù)個人經(jīng)驗、能力等薪資有所不同。
管理層的會務(wù)工作者,如會務(wù)經(jīng)理,一般年薪范圍在7-20萬元左右。根據(jù)某大型招聘網(wǎng)站對白領(lǐng)薪酬報告統(tǒng)計顯示,在咨詢行業(yè)中,公關(guān)/會務(wù)經(jīng)理的平均年薪以上海地區(qū)最高,達(dá)到12.3萬元;其次是北京,9.8萬元;在上海旁邊的杭州,只有7.2萬元。同樣作為北方城市的大連,近兩年的薪資水平連連攀升,該職位薪酬已超越了深圳和廣州,與北京只相差8千元。而西部地區(qū)的工資則與中東部相差較多,成都會務(wù)經(jīng)理的年薪大約為2.5萬元,重慶為4萬元。會務(wù)經(jīng)理的薪資水平跟個人資歷有較大關(guān)系,資歷越深,年薪也會越高。
五、職業(yè)成長路徑
會務(wù)產(chǎn)業(yè)是國際化大都市不可或缺的組成部分。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對外開放的加深,高層次會務(wù)組織和接待人員成為一種“稀缺”資源。我國的會議一般都是各企業(yè)行政部門或國家政府部門自行組織。即使是在會議中心,從業(yè)人員中大多數(shù)人也是半路出家,缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識,很難提升會議效果和會議水平。會務(wù)行業(yè)前景廣闊,人才需求旺盛。大學(xué)生可以從做兼職進(jìn)入會務(wù)行業(yè)。工作業(yè)績優(yōu)秀的會務(wù)人員可提升為會務(wù)主管或更高級的管理者。他們也可以轉(zhuǎn)向秘書、行政等相關(guān)職業(yè)或轉(zhuǎn)向其他旅行會務(wù)中心、會議服務(wù)公司甚至創(chuàng)辦自己的公司。
這是一套會務(wù)專員用來測試自身工作效率和能力的檢測題,通過以下對下列問題的回答可以評估出會務(wù)專員近期的工作表現(xiàn)和能力提升狀況。希望對這一職業(yè)有興趣的讀者可以通過這些測試對會務(wù)專員的工作評估標(biāo)準(zhǔn)有一個立體的認(rèn)識。
選項:1、從不;2、有時、3、常常;4、總是
1、每次我都讓會議準(zhǔn)時開始
2、我確保與會者都能理解上次會議的備忘錄
3、每次會議我都按照經(jīng)批準(zhǔn)的議程進(jìn)行
4、我給全體與會者解釋清楚每次會議的目的
5、我允許大家暢所欲言
6、我了解每個與會者的動機(jī)和簽字啊目的
7、我確保在每次會議中全體與會者都積極投入
8、我確保自己給每次會議都做了充分的準(zhǔn)備
9、每次正式會議開會前我都會參閱會議程序指南
10、我確保每次會議的備忘錄全面而準(zhǔn)確
11、我確保與會者了解下次會議之前所要采取的行動
12、我確保與會者知道下次會議的時間和地點
分析:
將你的全部得分加起來,閱讀對應(yīng)的評價:
12~24:你當(dāng)會務(wù)專員的技巧需要大大改進(jìn),重新考慮你是如何擔(dān)當(dāng)這個角色的,并采取行動改善;
25~36:你有一定能力,但必須幾種改造你的弱點;
37~48:你主持的會議應(yīng)當(dāng)順利進(jìn)行,但是每次會議各有差異,所以要不斷做好新的準(zhǔn)備。
(資料來源:互聯(lián)網(wǎng))
(文章來源招生考試網(wǎng),本文網(wǎng)址: https://www.www.gjhuali.com/html/ksbd/kh/zy/career/zy4_208.html)